Política de privacidad

Responsable del tratamiento

ROCÍO SOLÍS LORENZO
N.I.F.: 02264611P
Domicilio: C/ Tinto Enrique 27-A, C.P. 28342, Valdemoro (Madrid)
Email de contacto: hola@actiextra.es

1. Qué datos tratamos y de quién

A través del formulario de inscripción y del panel de familias recogemos:

• Datos de la familia / tutor o tutora legal: nombre y apellidos, teléfono(s), correo electrónico y datos bancarios (IBAN) para la domiciliación de los recibos mediante adeudo SEPA. El correo electrónico es un dato necesario: es la única vía de acceso al panel de familias (ver más abajo) y por donde se envían las confirmaciones y avisos relacionados con el servicio.
• Datos del menor o menores: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, curso/etapa educativa, alergias u observaciones médicas relevantes que la familia decida indicar, las actividades a las que está inscrito, y su DNI/NIE cuando la actividad lo requiera (por ejemplo, para la inscripción en la liga federada de fútbol o vóley).
• Autorización de uso de imágenes: si la familia autoriza o no que el menor aparezca en fotografías o vídeos tomados durante las actividades, conforme a la Ley Orgánica 1/1982 de protección del derecho a la propia imagen y al RGPD.
• Datos de las personas autorizadas para la recogida del menor: nombre y documento de identidad (DNI/NIE), cuando la familia decide indicarlas.
• Datos de asistencia: los monitores registran día a día qué alumnado ha asistido a cada actividad.
• Datos técnicos mínimos: las cookies estrictamente necesarias para mantener tu sesión iniciada, tanto en el panel del personal de ActiExtra como en el panel de familias (ver Política de cookies).

Todos estos datos son facilitados directamente por la familia o tutor/a legal a través del formulario de inscripción, quien es responsable de su exactitud. Las familias pueden consultar y actualizar sus propios datos (tutores, menores, actividades y cuenta bancaria) en cualquier momento desde su panel de familias, al que se accede escribiendo el email con el que se inscribieron: no se usan contraseñas, se envía un enlace de acceso de un solo uso a ese correo. La Plataforma no recaba datos directamente de los menores.

2. Para qué usamos estos datos

• Gestionar la inscripción y el seguimiento de las actividades extraescolares y del campamento de verano contratados.
• Emitir y cobrar los recibos bimensuales mediante domiciliación bancaria (remesa SEPA).
• Garantizar la seguridad del menor: conocer sus alergias o necesidades médicas, y comprobar quién está autorizado a recogerlo.
• Gestionar el aforo y, en su caso, las listas de espera: cuando se libera una plaza, se ofrece por email a la familia que corresponda por orden de la lista de espera, con un plazo para responder.
• Dar acceso a la familia a su propio panel (por enlace de email) para que pueda consultar sus datos, apuntar a más actividades o actualizar su información.
• Permitir el acceso identificado del personal de ActiExtra (monitores, soporte y dirección) a sus respectivos paneles de gestión, cada uno limitado a los datos que le corresponden por su rol.

3. Base legal del tratamiento

El tratamiento de los datos necesarios para gestionar la inscripción, el cobro, el acceso al panel de familias y la seguridad del menor (incluido el correo electrónico) se basa en la ejecución del contrato de prestación del servicio de actividades extraescolares/campamento (art. 6.1.b del RGPD). La autorización de uso de imágenes se basa en el consentimiento expreso de la familia, que puede retirarse en cualquier momento sin afectar a la validez del tratamiento previo.

Al tratarse de datos de menores, es siempre la madre, el padre o el tutor o tutora legal quien los facilita y consiente su tratamiento en representación del menor, en ejercicio de la patria potestad o tutela.

4. Con quién se comparten los datos

No se venden ni se ceden datos a terceros con fines comerciales o publicitarios. Los datos pueden ser accedidos únicamente por:

• El personal de ActiExtra (dirección, soporte y monitores) que necesite esos datos para desempeñar su función, y solo dentro de lo que su rol permite ver.
• La entidad bancaria correspondiente, exclusivamente para tramitar los adeudos SEPA domiciliados.
• El proveedor de correo electrónico utilizado para el envío de las comunicaciones operativas descritas en el punto 2, actuando como encargado del tratamiento.
• El proveedor de alojamiento (hosting) donde se ejecuta la Plataforma y se almacena la base de datos.

No se realizan transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo salvo que alguno de los proveedores anteriores esté ubicado fuera de él, en cuyo caso se exigirán las garantías adecuadas conforme al RGPD (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo).

5. Cuánto tiempo conservamos los datos

Los datos se conservan mientras el menor esté inscrito en alguna actividad y, tras su baja, durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales de conservación de documentación mercantil y fiscal derivada de la facturación (con carácter general, hasta 6 años desde la última operación). Pasado ese plazo, los datos se eliminan o se anonimizan, salvo obligación legal de conservarlos por más tiempo.

6. Seguridad

Las contraseñas de acceso del personal se almacenan siempre cifradas mediante algoritmos de hash seguros, nunca en texto legible. El acceso a cada panel está restringido por rol (un monitor solo ve sus grupos asignados; el resto de datos económicos y personales solo son accesibles para dirección y soporte). Se aplican las medidas técnicas y organizativas razonables para evitar accesos no autorizados, si bien ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta.

7. Tus derechos

Como titular de los datos (o en representación de tu hijo/a menor de edad) puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad. Para ello, o para actualizar cualquiera de estos datos (alergias, personas autorizadas, teléfonos, datos bancarios), escríbenos a hola@actiextra.es indicando el derecho que quieres ejercer o el cambio que necesitas.

Si consideras que el tratamiento de tus datos no se ajusta a la normativa, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

8. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para adaptarla a novedades legislativas o a cambios en el funcionamiento de la Plataforma. Cuando el cambio sea relevante, se avisará con la debida antelación antes de que entre en vigor.

Última actualización de esta política: 19/09/2026.